Perpustakaan dan Teknologi
Informasi
a.
Perpustakaan
Perkembangan
perpustakaan pada era masyarakat informasi dewasa ini telah dimanfaatkan
sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian,
rekreasi dan pelestarian khasanah ilmu pengetahuan. Peran perpustakaan telah
berkembang menjadi pusat komunitas, artinya masyarakat dapat berkumpul di
perpustakaan dalam rangka pengembangan pengetahuan dan budaya melalui berbagai
aktifitas keilmuan dan sosial. Prinsipnya perpustakan memiliki tiga kegiatan
pokok yaitu, mengumpulkan semua informasi yang berkaitan dengan kebutuhan
pengguna (to collect), melestarikan, memelihara dan merawat seluruh koleksi
perpustakaan (to preserve), dan menyediakan bahan perpustakaan agar dapat
dimanfaatkan dengan baik oleh pengguna (to make available). Saat ini masyarakat
pengguna perpustakaan menghendaki perpustakaan menjadi right information, right
user dan right now. Artinya perpustakaan dituntut untuk memberikan layanan
informasi yang tepat, pada pengguna yang tepat dan waktu yang cepat. Hal ini
dapat terlaksana dengan baik apabila perpustakaan dapat menghadirkan dan
memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dalam pengelolaan perpustakaan.
b.
Teknologi
Informasi
Teknologi
Informasi (TI) dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi.
Secara mudahnya TI adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian
informasi dari pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi akan lebih
cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya. Pengertian lain
dari TI adalah pemanfaatan hardware dan software yang digunakan untuk
penyimpanan (store), penemuan kembali (retrieve), dan memanfaatkan (use)
informasi. Pada awal sejarah, manusia bertukar informasi melalui bahasa. Maka
bahasa adalah teknologi. Bahasa memungkinkan seseorang memahami informasi yang
disampaikan oleh orang lain. Setelah itu teknologi penyampaian informasi
berkembang melalui gambar. Dengan gambar jangkauan informasi bisa lebih jauh.
Gambar ini bisa dibawa-bawa dan disampaikan kepada orang lain. Selain itu informasi
yang ada akan bertahan lebih lama. Beberapa gambar peninggalan jaman purba
masih ada sampai sekarang sehinggamanusia sekarang dapat memahami informasi yang
ingin disampaikan pembuatnya. Ditemukannya alfabet dan angka arabik memudahkan
cara penyampaian informasi yang lebih efisien dari cara yang sebelumnya. Suatu
gambar yang mewakili suatu peristiwa dibuat dengan kombinasi alfabet, atau
dengan penulisan angka, seperti MCMXLIII diganti dengan 1943. Teknologi dengan
alfabet ini memudahkan dalam penulisan informasi itu. Kemudian, teknologi
percetakan memungkinkan pengiriman informasi lebih cepat lagi. Teknologi
elektronik seperti radio, tv, komputer mengakibatkan informasi menjadi lebih
cepat tersebar di area yang lebih luas dan lebih lama tersimpan.
Penerapan TI di
Perpustakaan
Penerapan TI di perpustakaan
bersamaan dengan perkembangan budaya manusia itu sendiri. Perkembangan tersebut
dapat dilihat dari tahapan evolusi format dokumen yang menjadi koleksi
perpustakaan, antara lain dimulai dari bahan cetak (paper material), microfilm,
CDROM/DVD, Komputer, Internet, Wireless, sampai format web. Perkembangan ini
menjadikan “Great Technology Great Library”. Penerapan TI di perpustakaan dapat
difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
a.
Sebagai
Sistem Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan
dengan sistem manajemen perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi,
katalogisasi, sirkulasi, keanggotaan, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini
sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
b.
Sebagai
sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu
pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI ini sedring dikenal
dengan Perpustakaan digital (digital library).
Kedua fungsi penerapan TI
tersebut dapat dilakukan secara terpisah atau dilakukan secara terintegrasi
dalam sistem informasi perpustakaan. Kondisi ini tergantung dari kemampuan software
yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi
informasi yang digunakan.
Faktor pendukung pemanfaatan
TI di perpustakaan antara lain:
Ø Kemudahan
dalam mendapatkan produk TI
Ø Harga
semakin terjangkau
Ø Tuntutan
layanan masyarakat (right information,
right user dan right now)
Keuntungan pemanfaatan TI
diperpustakaan antara lain:
· Mempermudah
dan mengefisiensikan pekerjaan pengelolaan perpustakaan
· Memberikan
layanan yang lebih baik pada pengguna
· Meningkatkan
citra perpustakaan dan pustakawan
· Mengembangkan
infrastruktur regional, nasional dan global
Evaluasi Kebutuhan TI
di Perpustakaan
Evaluasi kebutuhan TI diperlukan
sebagai upaya kesiapan perpustakaan dalam mengoptimalkan penerapan
TI dalam sistem informasi perpustakaan. Sehingga penerapan TI di perpustakaan
bukan sekedar gengsi tetapi sebuah strategi. Beberapa contoh pertanyaan
berikut dapat membantu untuk evaluasi kebutuhan TI di perpustakaan.
ü Apakah perpustakaan
memerlukan TI?
o
MengapaTI
diperlukan?
o
Siapa
yang membutuhkan?
o
Bagaimana
TI akan diterapkan?
o
Bagaimana
keahlian SDM?
ü Bagaimana kondisi
perpustakaan saat ini?
o
Apa
koleksi perpustakaan yang dimiliki?
o
Siapa
yang akan memanfaatkan?
o
Bagaimana,
darimana, dan kapan pengguna mengakses
o
Proses
apa yang membutuhkan TI?
ü Bagaimana
pengembangan sistem informasi perpustakaan?
o
Membangun
dari awal (scratch)?
o
Modifikasi
software (opensource)?
o
Pembelian
software (outsource)?
Kegagalan penerapan TI di perustakaan
yang umumnya terjadi antara lain:
§
Target
yang tidak jelas atau tidak tahu cara mencapainya.
§
Team
work yang lemah, saling curiga, kurang motivasi.
§
Pemimpin
yang tidak punya visi, tidak mampu mengarahkan dan mendorong.
§
SDM
yang tidak ditingkatkan kemampuannya, tidak tahu manfaat dari perkerjaannya.
§
Tidak
mau belajar, evaluasi, benchmarking baik internal maupun terhadap dunia luar.
Kompetensi
Perpustakaan dan Pustakawan
dalam Penerapan TI
Perkembangan TI telah banyak mengubah
karakter sosial pemakainya. Perubahan dalam kebutuhan informasi, dalam
berinteraksi dengan orang lain, dalam berkompetisi, dan lain-lain. Kebutuhan
pembelajaran juga tidak harus dilihat
sebagai sesuatu yang serius melulu.
Membaca komik pun bisa dianggap sebagai suatu pembelajaran. Pada akhirnya semua
itu berujung pada tuntutan pemakai agar perpustakaan tidak hanya sekedar tempat
mencari buku atau membaca majalah, tetapi menjadi one-stop station.
Suatu lingkungan dimana pemakai bisa:
§
Berinteraksi
dengan orang lain.
§
Mencari
informasi yang dibutuhkan.
§
Berbagi
pengetahuan
§
Merasa
termotivasi untuk melakukan inovasi dan kreatifitas.
Perpustakaan dan pustakawan saat ini
dituntut mampu berubah mengikuti perubahan sosial pemakainya. Untuk
mengantisipasi tuntutan tersebut perpustakaan dan pustakawan seharusnya
memiliki kompetensi.
1.
Kompetensi Perpustakaan
a.
Infrastruktur
Teknologi Informasi
Pemanfaatan
TI saat ini menjadi kewajiban hampir dibanyak perpustakaan. TI membantu
perpustakaan memperbaiki kualitas dan jenis layanan. Minimal saat
ini sebuah perpustakaan harus mempunyai:
o
Jaringan
lokal (Local Area Network)
o
Akses
Internet. Minimal memiliki akses internet untuk pustakawan agar mudah mengakses
informasi eksternal perpustakaan.
o
Komputer
untuk pustakawan dan pemakai perpustakaan.
b.
Content
Content
adalah
semua dokumen, aplikasi, dan layanan
yang akan “disajikan” kepada pemakai perpustakaan. Dokumen seperti buku,
majalah, jurnal, prospektus, laporan keuangan, dan berbagai
bentuk media lain baik tercetak maupun elektronik. Aplikasi adalah
sistem yang dirancang dengan tujuan tertentu. Misalnya: aplikasi
administrasi perpustakaan, aplikasi untuk menyimpan artikel yang
didownload dari internet, aplikasi administrasi majalah, dan aplikasi
perpustakaan digital. Layanan termasuk Layanan peminjaman buku, layanan
pinjam antar perpustakaan, layanan pemberitahuan buku baru via
e-mail, dan lain-lain.
c.
Sumberdaya
Manusia (SDM)
SDM merupakan faktor
penting bagi perpustakaan dalam memberikan layanan berbasis TI. Detail kompetensi
yang penting seorang pustakawan akan dibahas dalam Kompetensi Pustakawan.
d.
Pemakai
Perpustakaan pun
butuh pemakai. Percuma saja semua layanan dibuat bila tidak ada yang menggunakan.
Perpustakaan harus memiliki profil pemakai potensialnya. Siapa target pemakainya?
Bagaimana image perpustakaan dimata mereka? Bagaimana positioning perpustakaan
selama ini? Apa saja kebutuhan mereka? Bagaimana pola pembelajarannya? Survei
pemakai semacam segmentasi psikografis bisa membantu perpustakaan melihat pola pembelajaran
pemakai potesialnya berdasarkan Nilai dan gaya hidup yang dianut (VALS/Value
And Life Style). Dengan pengetahuan yang mendalam tentang pemakai, maka
perpustakaan bisa melakukan aktifitas promosi dan memberikan layanan yang tepat
bagi pemakai.
2. Kompetensi Pustakawan
a. Skill Manajemen Informasi
1) Pencarian Informasi (Information
Seeking)
Ø
Mendefinisikan kebutuhan informasi.
Yaitu:
mengidentifikasikan kebutuhan pemakai, mengenali beragan jenis penggunaan informasi
oleh pemakai, menempatkan informasi yang dibutuhkan dalam suatu kerangka
referensi (Who, what, when, where, how, why), menghubungkan informasi
yang dibutuhkan dengan domain pengetahuan, dan mendefinisikan masalah informasi
menggunakan beragam skill tanya jawab.
Ø
Melakukan penelusuran.
Yaitu: mempunyai
skill dasar penelusuran informasi, kemampuan navigasi sistem dan sumberdaya
elektronis, dan pengetahuan dasar tentang beragam sumber informasi yang tidak
tersedia bentuk elektronis seperti bentuk cetak, orang (people and colleagues),
dan lain-lain. Mengetahui sumber-sumber informasi baik eksternal maupun internal,
mengetahui sumber mana saja yang dapat diandalkan dan memberikan nilai tambah.
Ø
Memformulasikan strategi penelusuran. mensyaratkan
pengetahuan yang mendasar dan komperhensif yang sumberdaya informasi yang tepat
termasuk strukturnya. Skill tentang suatu subjek juga perlu. Kemampuan lain yang
dibutuhkan: mampu mendiskusikan ide-ide untuk mencari berbagai masukan, memilih
alat penelusuran, mengidentifikasi kata kunci, konsep, tajuk subyek, deksriptor,
dan mengindentifikasi kriteria untuk meng-evaluasi sumber informasi.
2) Penggunaan Informasi (Information
Use)
Ø
Evaluasi
infomasi yang didapat. Yaitu: menentukan
otoritatif, kebaruan, dan kehandalan, relevansi, kualitas.
Ø
Menilai
informasi yang didapat. Yaitu: melihat secara cepat ide utama dan katakunci,
membedakan antara fakta, opini, propaganda, sudut pandang dan bias, melihat kesalahan
dalam logika. Akan lebih baik bila pustakawan juga punya skill dalam melakukan
Framing Analysis yang akan sangat bergunakan melihat beragam sudut pandang
media.
Ø
Mengintegrasikan
informasi dari berbagai sumber berbeda. Yaitu: klasifikasi informasi, mengenali
hubungan antar konsep, mengidentifikasi konflik dan kesamaan berbagai sumber.
Ø
Memilah
informasi. Yaitu: kemampuan memilah dan membuang informasi yang dianggap tidak
perlu.
Ø
Interpretasi
informasi. Yaitu: meringkas dan identifikasi detail informasi yang relevan,
organisasi dan analisa informasi, membandingkan dengan sumber permasalahan yang
ingin dipecahkan dan menggambar sebuah kesimpulan atau konklusi.
3) Penciptaan Informasi.
Output dari pembuatan
informasi adalah produk yang bisa membantu pemakai dalam mengambil keputusan.
Format yang digunakan bisa beragam tergantung preferensi pemakai. Dalam membuat
informasi, skill yang penting adalah: Kemas Ulang Informasi (Information Repackaging).
Dalam melakukan Kemas Ulang Informasi, hal-hal penting yang harus diperhatikan:
Ø Menentukan
tujuan kemas ulang informasi
Ø Menentukan
isi yang dianggap penting (key content)
Ø Memilih
format yang tepat (tertulis, oral, visual) tergantung audiens dan tujuan
Ø Mengerti
implikasi legal dari suatu proses kemas ulang informasi
Ø Menyediakan
panduan, dokumentasi dan referensi.
4) Organisasi Informasi.
Salah satu misi pustakawan
adalah pemakai memanfaatkan informasi. Beberapa skill yang membantu pustakawan
agar pemakai mudah dalam mencari dan menggunakan informasi adalah:
Ø Melakukan
abstraksi (abstracting). Kemampuan untuk menulis ringkasan sesuatu yang
membuat pembaca bisa menangkap dengan jelas relevansi dan pentingnya informasi
yang ingin disampaikan.
Ø
Melakukan
peng-indeks-an (indexing). Menggunakan sistem klasifikasi atau taksonomi
(tesaurus, tajuk subyek) yang ada.
Ø
Melakukan
retensi atau review.
5) Penyebaran Informasi.
Yaitu:
Ø
Kemampuan
menyampaikan dan mempromosikan (marketing) ideide secara jelas dalam berbagai bentuk
(tertulis, oral, presentasi).
Ø
Mendengar
dan meng-evaluasi opini dan informasi dari orang lain.
Ø
Menggunakan
berbagai perangkat TI yang punya unsur interaktifitas tinggi seperti Portal
yang memudahkan berbagi informasi.
Ø
Memfasilitasi
berbagai bentuk forum berbagi informasi (sharing knowledge forum) antar pemakai.
b. Skill Interpersonal
Skill personal
pustakawan yang berguna dalam berhubungan dengan pemakai dan sesama rekan kerja:
Ø
Kemampuan
berkomunikasi dengan efektif dan bisa mempengaruhi orang lain. Mampu memberikan
presentasi dengan jelas, komunikasi tertulis, dengan ejaan, struktur dan isi
yang jelas. Berkomunikasi dengan interaktif dan mampu memberikan pandangan dari
beragam perspektif.
Ø
Kemampuan
mendengar. Mampu mendengarkan dan mendiskusikan pendapat orang lain dari
beragam sudut pandang dan bisa mendapatkan ide dari pendapat orang lain. Serta
mampu memberikan komentar yang konstruktif.
Ø
Mampu
memberikan feedback yang baik bagi beragam situasi yang dihadapi orang lain.
Ø
Mampu
mengatasi konflik dengan memberikan respon yang tepat dalam beragam situasi.
Bisa memberikan alasan bila tidak setuju terhadap sesuatu, memahami posisi dan
kepentingan dalam sebuah konflik dan bisa menghasil win-win solutions.
Ø
Menggunakan
mekanisme formal dan informal dalam menjaga hubungan baik dengan sesama staf
maupun pemakai perpustakaan. Seperti membuat Focus Group Discussion,
kuesioner, dan analisa komplain.
Ø
Mampu
membangun tim dan memotivasi orang lain. Seperti: menghargai kontribusi
individu.
Ø
Kemampuan
untuk belajar mandiri (self-learning skill)
Ø
Mau
melakukan suatu inisiatif tanpa harus disuruh (self-initiation)
Ø
Kemampuan
untuk bekerjasama dalam sebuah tim.
Ø
Cerdas
dan mampu melakukan sesuatu terfokus.
Ø
Punya
jiwa Entrepreneurship.
c. Skill Teknologi Informasi
Kemampuan untuk
menggunakan berbagai perangkat Teknologi informasi untuk membantu semua proses
kerja. Beberapa skill TI yang diperlukan:
Ø
Desain
Database dan Manajemen Database
Ø
Data
Warehousing
Ø
Penerbitan
elektronik
Ø
Perangkat
keras
Ø
Arsitektur
Informasi
Ø
Sumber
Informasi Elektronik
Ø
Integrasi
Informasi
Ø
Desain
Intranet/Extranet
Ø
Aplikasi
perangkat lunak
Ø
Pemrogaman
Ø
Workflow/Alur
Kerja
Ø
Pemrosesan
Teks (Text Processing)
Ø
Metadata
Ø
Perangkat
lunak untuk manajemen informasi (Information Management tools)
d. Skill Manajemen
Ø
Administrasi.
Mampu membuat sistem administrasi yang baik bagi berbagai kegiatan yang
dilakukan.
Ø
Memahami
proses kegiatan sebuah perpustakaan dan kegiatan lain yang terkait.
Ø
Manajemen
Perubahan. Mampu mengatur berbagai kemungkinan yang bisa timbul dari suatu
perubahan.
Ø
Melakukan
koordinasi dengan bagian lain yang terkait.
Ø
Kepemimpinan.
Mempunyai karakter kepemimpinan yang menonjol.
Ø
Pengukuran.
Mampu melakukan pengukuran terhadap kinerja dan dampaknya terhadap layanan perpustakaan.
Ø
Manajemen
sumber daya manusia.
Ø
Manajemen
proyek. mampu memimpin dan mengatur sebuah proyek.
Ø
Relationship Management. Mampu menjaga hubungan baik dengan
sesama pustakawan dan pemakai perpustakaan.
Ø
Team Building. Mampu membangun tim kerja yang kompak dan
bisa mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Ø
Manajemen
waktu.
Ø
Pelatihan
dan pengembangan sumberdaya manusia. Mampu menganalisa skill yang dibutuhkan
dan memberikan pelatihan yang diperlukan.
Ø
Mampu
melakukan perencanaan-perencanaan strategis dan implementasinya.